Конференция, симпозиум, съезд.

Организация публичных мероприятий на сегодняшний день стала неотъемлемой частью работы любой кампании. Организация конференции помогает кампании реализовать свои задачи и расширить круг клиентов. Конференции (съезды) – это широкомасштабные совещания, нередко межрегионального или международного характера, сопровождающиеся экспозициями.

Чтобы должным образом организовать серьезную конференцию, необходимо провести большой объем работы. Ведь для проведения конференции понадобиться выбрать помещение; идеально отвечающее ее задачам, позаботиться о всем необходимом для перерывов на кофе-брейк. Не стоит забывать и о технической стороне, а также банкет по окончании работы.

К стандартной процедуре подготовки и проведению конференции можно отнести:

регистрацию участников,
представление председателя,
открытие конференции приветственной речью председателя,
выступление главного докладчика,
открытие экспозиции (оборудование, поставщики и т.д.)
работа по секциям,
перерывы на отдых, ланч
рабочие группы и презентации,
демонстрация каких-либо практических умений и методик,
презентации, организованные фирмами-оптовиками и т.д.,
обед, фуршет,
закрытие конференции
и т.п.

Вы уже поняли, что организация конференции – дело не простое. Но в случае если организацией займутся опытные сотрудники санатория «Серебряный бор», Вы можете быть уверены – все подготовительные работы будут выполнены качественно и в срок, участники конференции будут обеспечены всем необходимым для полноценной работы.

Санаторий «Серебряный бор» осуществляет всю необходимую подготовку и организацию конференций, включая обеспечение проживания, питания участников, аренду конференц-зала, предоставление необходимого технического оборудования. Таким образом мы берем на себя обязанности по организации практической стороны конференции, которые в целом можно подразделить на три этапа:

1. Этап. Предварительная подготовка, в результате которой при необходимости мы поможем:
a. спланировать повестку дня Вашей конференции,
b. выяснить цели Вашей конференции,
c. установить примерное количество участников,
d. спланировать Вашу конференцию во временном аспекте (День первый Открытие – торжественная часть, День Второй выступление участников конференции по секциям с перерывами на кофе-брейк, День Третий – торжественное закрытие, Фуршет)
e. определить смету на проведение Вашей конференции,
f. выбрать из имеющихся у нас наиболее подходящее место проведения Вашего семинара (Конгресс-центр, Конференц-зал, Банкетный зал, Комната для переговоров и др. помещения),
g. обговорить и при необходимости скорректировать условия договора,
h. разработать маркетинговый план Вашей конференции,
i. забронировать необходимые авиа, ж/д, билеты для участников Вашей конференции,
j. организовать наземный транспорт,
k. обеспечить комфортабельное размещение участников Вашей конференции,
l. организовать производство сопутствующей рекламной продукции для Вашей конференции (календари, листовки, буклеты, ручки, футболки, бейсболки и т.д.)
m. организовать доставку грузов,
n. организовать необходимое аудиовизуальное оборудование,
o. спланировать и организовать досуг участников Вашей конференции перед начало мероприятия после его закрытия,
p. организовать СМИ, прессу
q. разместить информацию рекламного характера о проведении вашей конференции (в СМИ, Интернет и т.д.)
r. а также другие мероприятия по Вашему желанию.

2. Этап. Действия на месте проведения конференции:
a. произвести инструктаж сотрудников перед началом Вашей конференции,
b. подготовить рабочий план действий,
c. руководить переходом участников из одного помещения в другое,
d. оперативно устранять возникшие недоразумения и неполадки,
e. всячески обеспечивать комфортабельность и продуктивность Вашей конференции.

3. Этап. После мероприятия:
a. выслушать Ваши замечания и замечание участников,
b. подвести итоги Вашей конференции,
c. поблагодарить сотрудников и участников за совместную работу,
d. организовать отъезд гостей,
e. договориться о сотрудничестве на следующий год.

Санаторий «Серебряный бор», предоставляет прекрасно оборудованные для конференций помещения, номера для проживания участников, организует питание и обслуживание. Приглашаем Вас на осмотр возможностей нашего Конгресс-центра: мы покажем Вам Конферец-зал, номера, угостим фирменными блюдами в нашем ресторане, вы познакомитесь с инвентарем и оборудованием, которое можно задействовать во время проведения Вашей конференции.

Наши постоянные клиенты высоко ценят профессиональный подход специалистов санатория «Серебряный бор» к организации конференций любого уровня сложности.

Мероприятия в бору